Privacyverklaring AVG

Privacyverklaring AVG gemeente Montfoort

Verwerking persoonsgegevens

De gemeente Montfoort verwerkt persoonsgegevens in de meeste gevallen voor de uitvoering van wettelijke of publiekrechtelijke taken. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens, (omdat je gebruik maakt van één van onze diensten of omdat je deze gegevens aan ons hebt verstrekt.) in het kader van onze dienstverlening of na verkregen toestemming. Welke persoonsgegevens de gemeente precies verwerkt, hangt af van het doel en de taak van de gemeente. Het college van burgemeester en wethouders (B en W), de burgemeester en de gemeenteraad zijn binnen de gemeente verwerkingsverantwoordelijken. Dit betekent dat zij bij het uitvoeren van hun (wettelijke) taken en verplichtingen eindverantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt. De gemeente Montfoort verwerkt persoonsgegevens wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. De wettelijke grondslagen zijn: toestemming, een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang, een vitaal belang, of een publiekrechtelijke taak. Deze grondslagen zijn te vinden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De gemeente Montfoort:

• gebruikt persoonsgegevens alleen voor een duidelijk omschreven doel;
• verwerkt alleen de persoonsgegevens die voor het doel noodzakelijk zijn;
• verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier;
• zorgt er voor dat de persoonsgegevens juist zijn en zo nodig worden aangepast;
• bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is of wettelijk geregeld is;
• treft maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Hoe komen wij aan je gegevens?

Meestal geef je zelf je gegevens aan ons, omdat die nodig zijn om je verder te helpen. Daarnaast is in de wet geregeld dat wij in sommige gevallen hiervoor systemen mogen raadplegen. Bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit. Wanneer gegevens van je nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of een overheidstaak vallen, vragen wij je toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van je gegevens. Ook dan zullen wij je uitleggen waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij je gegevens eventueel delen. Je wordt erop gewezen dat je in zo’n geval niet verplicht bent om je gegevens te verstrekken. Je mag je toestemming altijd weer intrekken.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De gemeente Montfoort bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel, worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit betekent dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de ze niet meer zijn te herleiden.

Beveiliging persoonsgegevens

De gemeente neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens die zij onder zich heeft tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid (BIO).

Geheimhoudingsplicht

Medewerkers van de gemeente hebben een geheimhoudingsplicht. Daarnaast hebben alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn toegang tot persoonsgegevens. De Functionaris voor Gegevensbescherming van de gemeente houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels over privacy.

Uitbesteden van bewerken van persoonsgegevens

In principe deelt de gemeente persoonsgegevens niet met derden. Het komt voor dat wij het verwerken van (persoons)gegevens uitbesteden aan een externe partij. In dat geval maken wij schriftelijke afspraken over onder andere het gebruik, de beveiliging en geheimhouding van persoonsgegevens. Deze afspraken leggen wij met de externe partij schriftelijk vast in een zogeheten verwerkersovereenkomst. De gemeente Monfoort deelt geen persoonsgegeven met instanities binnen en buiten de EU.

Verwerkingsregister

De gemeente Montfoort heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, vastgelegd in een verwerkingsregister. In het verwerkingsregister beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. Ook staat in het register of deze gegevens gedeeld worden met andere partijen (bijvoorbeeld politie of gemeentelijke afdelingen) en hoe lang de gegevens bewaard worden. Wil je dit register inzien, stuur ons dan een verzoek via het contactformulier.

Recht op privacy

Iedereen heeft recht op privacy. Om die reden gaat de gemeente zorgvuldig én vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Zo verstrekken wij persoonsgegevens niet zonder toestemming aan derden, tenzij de wet anders bepaalt. Over hoe om te gaan met persoonsgegevens bestaan duidelijke regels. Deze staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Wij gebruiken persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden.

Uw rechten

Het kan voor sommige taken van de gemeente noodzakelijk zijn om profielen van mensen te gebruiken, zodat de juiste zorg kan worden geboden of de juiste acties kunnen worden ondernomen. De gemeente Montfoort is hierover transparant, tenzij er belangen zijn die zich daartegen verzetten. De gemeente Monfoort neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten op basis van profielen  die rechtsgevolgen hebben inwoners van Montfoort.  Een medewerker van de gemeente zal een besluit altijd bekijken

Als betrokkene heb je een aantal rechten waarmee je onder andere het gebruik van persoonsgegevens door de gemeente kan controleren. Deze rechten zijn:

1. Recht op informatiehttps://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-informatie
2. Recht op inzage (artikel 15 AVG) https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-inzage
3. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG, artikel 25)https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-rectificatie
4. Recht op gegevenswissing/ vergetelheid (artikel 17 AVG) https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-vergetelheid
5. Recht op bezwaar (artikel 21 AVG)https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-van-bezwaar
6. Recht op Overdraagbaarheid (artikel 20 AVG)https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-dataportabiliteit
7. Recht bij geautomatiseerde besluitvorming en profilering (artikel 22 AVG) https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-menselijke-blik-bij-besluiten
8. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-beperking-van-de-verwerking

Je kan met de link hieronder een verzoek tot inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering sturen naar de Privacy Officer van de gemeente Montfoort, via het digitale webformulier of via een balieverzoek (in het laatste geval geldt dat je jezelf moet kunnen legitimeren). De gemeente behandelt jouw verzoek binnen 4 weken. Is het verzoek complex dan heeft de gemeente (maximaal) 2 maanden extra de tijd.Formulier verzoek tot inzage, correctie of verwijdering persoonsgegevens

Cookies

Wanneer je onze website bezoekt, worden gegevens vastgelegd. Zo krijgen wij onder andere informatie over het aantal bezoekers, welke pagina’s het meest worden bezocht of de tijdstippen van bezoek. Deze informatie gebruiken wij nooit voor het identificeren van individuele personen. Verder gebruiken wij persoonsgegevens die via de website worden verzameld alleen voor het doel waarmee iemand ze achterlaat. Als je bijvoorbeeld een contact- of aanvraagformulier invult, gebruiken wij de ingevulde persoonsgegevens om op een ingekomen formulier te reageren. Zie hiervoor ook onze cookie-melding bij het openen van de internetsite van de gemeente Montfoort.

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen. Zo voorkom je dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder je toestemming.

Gemeentelijke privacybeleid en -reglement

Aanvullende informatie over hoe wij met persoonsgegevens binnen de gemeente omgaan kunt u vinden in ons privacybeleid en privacyreglement.

Informatie/Klachten/Complimenten t.a.v. het gebruik van uw persoonsgegevens

De gemeente heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) benoemd. De Functionaris Gegevensbescherming controleert of de gemeente zich aan de AVG houdt. De FG kan:

• informatie verzamelen over gegevensverwerkingen binnen de gemeente
• de verwerkingen analyseren en beoordelen of ze aan de wet voldoen 
• informatie, adviezen en aanbevelingen geven aan de organisatie

De FG voert zijn taken onafhankelijk uit. Dat wil zeggen dat hij geen inhoudelijke aanwijzingen krijgt van het bestuur. 

Ben je het niet eens met het antwoord dat je van de gemeente krijgt op bijvoorbeeld een privacyklacht? Kom je er niet uit met de gemeente of wil je een melding doen van een andere privacymisstand?  Neem dan contact op met de FG (Jan Baas) via privacy@montfoort.nl.

Daarnaast kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Verzoeken op grond van de AVG kan je indienen bij de Privacy Officer, dit kan ook via het digitale webformulier of via een balieverzoek (in het laatste geval geldt dat je jezelf moet kunnen legitimeren).

Voor meer informatie over privacy kan je ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/